Archieven, bibliotheken en musea beheren steeds meer digitale producten en vervullen daarmee de rol van digitaal archief. Betrouwbare, duurzame archieven zijn essentieel om data beschikbaar te stellen voor hergebruik en te behouden voor de lange termijn.
Door: Maaike Verburg
Een goed hulpmiddel om de kwaliteit van een digitaal archief te vergroten en deze kwaliteit aan te tonen is certificering. De standaard voor certificering die momenteel het meest wordt gebruikt is CoreTrustSeal.
Certificeren betekent betrouwbaarheid
Wereldwijd hebben meer dan 130 archieven, waarvan ruim twintig in Nederland, het certificaat van CoreTrustSeal behaald. Om relevant te blijven voor de gemeenschap worden de eisen van dit keurmerk elke drie jaar herzien. Per 1 januari 2023 is een nieuwe set eisen van kracht. “De nieuwste eisen van CoreTrustSeal zijn niet drastisch anders of strikter geworden. Er zijn vooral tekstuele wijzigingen aangebracht ter verduidelijking en vereenvoudiging van het proces.” aldus Lisa de Leeuw van CoreTrustSeal. De herziening is tot stand gekomen door meerdere rondes publieke input van zowel aanvragers als reviewers. “De tool die wordt gebruikt is vernieuwd en er is een triage aan het proces toegevoegd. Hierdoor kunnen archieven door een snelle check bepalen of ze in aanmerking komen voor CoreTrustSeal voordat ze het hele proces doorlopen.” legt De Leeuw uit.
Wegwijzer
Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en DANS bieden samen de Wegwijzer Certificering aan. Deze voorziening biedt uitleg, hulpmiddelen en tips voor het behalen van de CoreTrustSeal certificering. Er zijn vertalingen van alle documenten en ook video’s en adviezen over het succesvol bemachtigen van het keurmerk. Kortom, alles om je wegwijs te maken in het proces van certificering.
Tips voor ’n sterke start
Volgens Daniel Steinmeier, Digital Preservation Officer bij de KB, is certificering een leerzaam proces waarbij de nadruk op transparantie ligt. “Omdat CoreTrustSeal om veel documentatie vraagt ben je bezig met het duidelijker en meer consistent vangen van informatie en dit zoveel mogelijk publiekelijk beschikbaar te stellen. Het najagen van certificering heeft zeker geholpen om preservering intern op de agenda te zetten.” Omdat alle succesvolle CoreTrustSeal-aanvragen op de website te vinden zijn, is makkelijk te zien hoe andere archieven dit hebben aangepakt.
Het verkrijgen van certificering kan een lang en intensief proces zijn, maar eigenlijk ligt de drempel laag. Steinmeier ligt toe: “Alle CoreTrustSeal-eisen zijn online te vinden, dus een archief kan beginnen met een intern experiment waarbij je voor elke eis vraagt: ‘Heb ik hier een verhaal bij?’ Zo wordt vanzelf duidelijk of alles op orde is voor het keurmerk.” Voor archieven die zich willen hercertificeren – iets wat elke drie jaar gebeurt – en nu met de nieuwe eisen te maken krijgen, geeft Marjan Hartsuiker van Regionaal Archief Zutphen de tip: “In het veranderings-logboek van CoreTrustSeal staan de oude en nieuwe eisen overzichtelijk naast elkaar. Zo weet je precies waar je alle informatie moet plaatsen en vind je vanzelf de plekken waar iets ontbreekt.”
Alle informatie en documentatie over de nieuwe eisen staan op de CoreTrustSeal website. Op de website Wegwijzer Certificering staan Nederlandse vertalingen en tips.